1.筹备国际会议的学院（或单位）应提前5个月或一年，就会议的主题、内容、

目的、 规模、日期、经费来源及会务安排提出报告，由学院领导签署意见后交校国际合作交流处（港澳台事务办公室）；

2.国际合作与交流处审核，并报请校领导批准后，由学校国际合作与交流处行文向河南省教育厅呈文申报；

3.举办会议的申请得到批准后，由国际合作交流处（港澳台事务办公室）将批文副本转送申报单位，申报单位应将与会的国外代表和港澳台代表的详细资料于会议召开前三个月交至学校国际交流与合作处；

4.会议筹备单位在会议前应做好必要的准备工作，应会同学校国际交流与合作处等部门就会议的议程及食宿、交通、安全、译等方面作出周密妥善的安排。如会议的级别较高，拟邀请省领导到会，须提前三周向校国际处申报，由校国际处行文向河南省教育厅、河南省外侨办请示；

6.会议举行后，会议主办单位应写出会议总结，送交校国际交流与合作处，学校国际合作与交流处审定成文上报河南省教育厅。